Prozessautomatisierung
Unser Ziel für Ihr Unternehmen
Wiederkehrende, manuelle Prozesse automatisieren, sodass Ihr Team Zeit für die wichtige Arbeit gewinnt: Analyse, Steuerung und Entscheidung.
Wie geht Prozessautomatisierung?
Repetitive manuelle Aufgaben sind auch heute noch bei vielen Unternehmen Teil der Arbeitsprozesse. Dabei bindet genau diese Arbeit wertvolle Ressourcen, die Ihre Mitarbeitenden für anspruchsvollere Aufgaben nutzen könnten.
Automatisierung ist keine Zauberei. Die meisten Firmen besitzen die dafür notwendigen Werkzeuge bereits und müssen diese nur noch richtig einsetzen.
Wir starten dort, wo der Aufwand am grössten und der Nutzen am schnellsten spürbar ist. Jede umgesetzte Automatisierung schafft Kapazität für komplexere Aufgaben und den nächsten Prozess, den es sich zu automatisieren lohnt.
Mit einem strukturierten Vorgehen zu greifbaren Ergebnissen
Jedes Automatisierungsprojekt hat seine eigenen Anforderungen. Unser Vorgehen gibt trotzdem Orientierung:
- 01
Analyse
- Welche Prozesse binden am meisten Zeit?
- Wo entstehen Fehler durch manuelle Eingriffe?
- Was passiert, wenn eine Person ausfällt?
- 02
Implementierung & Überwachung
- Gezielter Einsatz der passenden Tools
- Integration in bestehende Systeme
- Feintuning, bis die Resultate zuverlässig laufen
- 03
Wissenstransfer & Skalierung
- Freigewordene Ressourcen fliessen in den nächsten Prozess
- Kontinuierliche Verbesserung statt einmaligem Projekt
Hier ein Beispiel, wie ein Copilot Agent den Fakturaversand übernimmt:
Was ist das richtige Tool dafür?
Die meisten Tools, die wir einsetzen, sind bereits in Ihrer Microsoft 365 Lizenz enthalten. Oft werden mehrere Tools in Kombination eingesetzt, z.B. Power Automate zusammen mit Power BI – genau hier liegt die besondere Stärke dieses Ökosystems.
Cloud-Automatisierung
Microsoft Power Automate
Der Standard für Cloud-basierte Prozessautomatisierung. Trigger → Action: Wenn eine Bedingung erfüllt ist, läuft ein definierter Prozess automatisch ab.
Cloud-basiert, direkt in Microsoft 365 integriert und ohne Programmieraufwand für den Fachbereich.
KI-Agenten
Copilot Studio / Agenten
Mitarbeitende steuern Prozesse und rufen Informationen in natürlicher Sprache direkt in Microsoft Teams oder bestehenden Applikationen ab.
Copilot Studio ist die Basis, um solche Agenten massgeschneidert auf Ihr Unternehmen aufzubauen.
Eingabemasken
Microsoft Power Apps
Oft der Startpunkt einer Automatisierung: Power Apps liefert strukturierte Eingabemasken für den Fachbereich, bspw. für Budgeteingaben, Freigaben oder Stammdatenpflege.
Was eingegeben wird, löst den nächsten automatisierten Schritt aus.
RPA
Power Automate Desktop
Für bestimmte Prozesse innerhalb von Systemen wie Abacus oder SAP, für die es keine direkte Schnittstelle gibt. Oder Software, die generell keine direkte Integration erlaubt.
Der Software-Roboter lernt die manuellen Schritte und führt sie künftig selbstständig aus: Klicks, Dateneingaben, Formularverarbeitungen.
Bereits umgesetzte Automatisierungslösungen (Auswahl)
Automatisierter Monatsabschluss-Workflow
Nach Bestätigung des Abschlussdatums in einer Power App werden automatisch ERP-Daten geprüft, der Power BI Datensatz aktualisiert und alle Empfänger per Mail und Teams benachrichtigt. Was vorher manuell koordiniert wurde, läuft heute auf Knopfdruck.
Involvierte Tools: Power Automate, Power Apps, Power BI, MS Teams, Outlook
Automatischer Rechnungsversand
Aus dem ERP-Export wird pro Kunde automatisch eine individuell adressierte E-Mail mit dem korrekten Anhang und einem personalisierten Text erstellt und versendet. Kein manuelles Zusammenstellen mehr.
Involvierte Tools: Power Automate, ERP-System, MS Outlook
Automatisierter Belegeingang – aus E-Mail und Netzwerk direkt nach SharePoint
E-Mail-Anhänge wie Bankauszüge oder Lieferantenexporte werden automatisch erkannt und abgelegt, neue Rechnungen vom Netzwerklaufwerk landen direkt in SharePoint und stehen sofort als Drilldown-Quelle in Power BI zur Verfügung. Kein manuelles Weiterleiten, keine vergessenen Belege.
Involvierte Tools: Power Automate, MS Outlook, SharePoint, On-Premise Gateway, Power BI
Ablösung eines VBA-Makros für monatliche Datenaufbereitung
Ein monatlich wiederkehrender Prozess – Daten aus Abacus exportieren, in Excel umformen, zurückschreiben – lief bisher über ein fragiles VBA-Makro mit Personenabhängigkeit. Heute übernimmt ein RPA-Roboter die Schritte: reproduzierbar, überwachbar und ohne VBA-Kenntnisse wartbar.
Involvierte Tools: Power Automate Desktop, Abacus, MS Excel
Automatisierte Projektabrechnung in SAP
Monatlich wiederkehrend liest ein RPA-Roboter die aufbereiteten Projektdaten aus Excel aus und überträgt sie vollautomatisch in die entsprechenden SAP-Masken. Was früher stundenlange manuelle Eingabearbeit bedeutete, läuft heute im Hintergrund ab: schneller, fehlerfreier und ohne Personenabhängigkeit.
Involvierte Tools: Power Automate Desktop, SAP, MS Excel
Automatisches Stunden-, Absenz- und Stellvertretungsmanagement
Täglich prüft ein Flow, ob alle Mitarbeitenden ihre Stunden vollständig erfasst haben. Wer unter dem definierten Schwellenwert liegt, erhält automatisch eine Erinnerungsmail – ohne dass jemand manuell nachschauen muss.
Dasselbe Prinzip greift bei geplanten Absenzen: Mitarbeitende werden rechtzeitig daran erinnert, offene Aufgaben zu übergeben und eine Stellvertretung zu organisieren, bevor die Abwesenheit zum Problem wird.
Involvierte Tools: Power Automate, ERP-System (z.B. Abacus), MS Outlook
Sie möchten wissen, welche Prozesse bei Ihnen automatisiert werden können?
Gerne geben wir Ihnen die richtigen Impulse und unterstützen Sie. Kontaktieren Sie uns jederzeit für ein unverbindliches Gespräch!
Häufig gestellte Fragen
Lohnt sich Automatisierung auch bei kleinen, wiederkehrenden Aufgaben?
Ja, oft mehr als erwartet. Nicht nur wegen der eingesparten Zeit, sondern weil automatisierte Prozesse keine Fehler durch Ablenkung oder Müdigkeit machen und nicht von einzelnen Personen abhängen. Kleine Automatisierungen sind ausserdem ein guter Einstieg, bevor komplexere Prozesse angegangen werden.
Brauchen wir eine neue Lizenz?
In den meisten Fällen nicht. Die Tools, die wir einsetzen, sind bereits in einer Standard Microsoft 365 Lizenz enthalten. Für gewisse Szenarien, zum Beispiel Premium-Konnektoren oder Power Automate Desktop, können zusätzliche Lizenzen notwendig sein. Das klären wir transparent im Voraus.
Woher weiss ich, dass die automatisierten Prozesse korrekte Resultate liefern?
Wir bauen Prüfschritte direkt in den Prozess ein. Und: Die Power Platform verbindet Automatisierung und Analytics. In Power BI lässt sich jederzeit prüfen, ob die Resultate plausibel sind. Auffälligkeiten werden sichtbar, bevor sie ein Problem werden.
Was ist der Unterschied zwischen Power Automate und Power Automate Desktop?
Power Automate läuft in der Cloud und ist ideal für Anwendungen innerhalb von Microsoft 365 wie Outlook, SharePoint, Power BI oder auch ERP-APIs. Power Automate Desktop (RPA) kommt zum Einsatz, wenn Systeme keine offene Schnittstelle haben, oder bei intern entwickelter Software. Der Roboter lernt die manuellen Klickschritte und führt sie selbstständig aus.
Macht RPA immer Sinn?
Nicht immer. Manchmal ist eine direkte Schnittstelle die sinnvollere Lösung, technisch sauberer und langfristig günstiger. Wir empfehlen RPA, wenn Schnittstellen unverhältnismässig aufwendig wären oder als pragmatische Übergangslösung. Das klären wir in der Analysephase.
Was passiert mit bestehenden VBA-Lösungen?
Microsoft entwickelt VBA nicht mehr weiter und wird die Möglichkeit zur Nutzung in den Microsoft-Office-Produkten zukünftig stark einschränken. VBA-Lösungen lösen wir gezielt ab. Nicht weil VBA prinzipiell falsch ist, sondern weil es personenabhängig, schwer wartbar und nicht in die Cloud-Welt integrierbar ist.
Die Ablösung ist in der Regel ein Quick Win: Der Prozess läuft danach stabiler, ist nachvollziehbar und wird nicht mehr von einzelnen Personen mit VBA-Kenntnissen zusammengehalten.
Müssen wir wegen Automatisierung um Arbeitsplätze fürchten?
Nein. Automatisierung macht Routinearbeit obsolet, nicht Menschen. Ihre Mitarbeitenden gewinnen Zeit für anspruchsvollere Aufgaben: Analyse, Interpretation, Entscheidungsunterstützung. Das sind Tätigkeiten, die nicht automatisiert werden können und deutlich mehr Wert schaffen.