Prozessautomatisierung
Microsoft Power Automate
Unser Ziel für Ihr Unternehmen:
Zeitintensive und wiederkehrende Prozesse verschlanken und mit dem gezielten Einsatz von digitalen Tools automatisieren.
Viel kostbare Arbeitszeit wird für repetitive Aufgaben mit vorhersehbaren Resultaten aufgewendet. Dabei sollten sich Ihre Finanzspezialisten auf das Business Partnering konzentrieren und nicht auf das zeitraubende Zusammensuchen und manuelle Konsolidieren von Daten.
Automatisierung ist jedoch keine Zauberei. Die meisten Firmen besitzen die dafür notwendigen Werkzeuge bereits und müssen diese nur noch richtig einsetzen.
Unsere Methode:
Nach einer kurzen aber intensiven Konzeptphase setzen wir auf rasche Resultate und Quick Wins: Wir setzen zuerst bei den aufwändigsten und am häufigsten wiederkehrenden Arbeiten an – dort wo das grösste Potenzial zur Effizienzsteigerung liegt. Die freigewordenen Ressourcen setzen Ihre Mitarbeiter dann für komplexere Arbeiten oder für weitere Automatisierungen ein, was wiederum Ressourcen freischafft – und schon befinden Sie sich im Flow der kontinuierlichen Verbesserung Ihrer Prozesse.
Vorgehen Prozessautomatisierung (grob)
1
2
3
4
Wir arbeiten mit drei verschiedenen Tools.
Die gute Nachricht vorweg: diese Tools haben Sie mit grosser Wahrscheinlichkeit bereits verfügbar und Ihre Firma bezahlt bereits dafür im Rahmen einer Ihrer Standard-Lizenzpakete (Microsoft 365, ehemals Office 365):
In Microsoft 365 Cloud
Während Power BI die Daten aus verschiedenen Systemen zusammenführt und durch die Automatisierung jederzeit aktuell zur Verfügung stellt, funktioniert Power Automate nach dem Prinzip: Trigger -> Action.
Wenn eine Bedingung erfüllt ist (Trigger, z.B. «Rechnungen für den laufenden Monat wurden aus ERP abgespeichert»), dann geschieht eine Action bzw. ein automatisierter Prozess wird angestossen. Z.B. «Erstelle eine E-Mail pro Kunde und sende jedem seine Rechnung mit individuellem Text».
Dies wäre ein Beispiel eines automatisieren Fakturavorgangs. Konkrete Beispiele aus der Unternehmenspraxis, die wir für Kunden umgesetzt haben finden sich weiter unten aufgelistet.
Tool: Power Automate Desktop
Desktopinstallation
Stellen Sie sich vor, sie oder ihre Mitarbeitenden müssen pro Monat, pro Woche oder sogar täglich einen bestimmten Ablauf immer wieder vornehmen:
Ein Programm im Abacus auf dem Desktop öffnen. Daraufhin einen Betrag rechnen, welchen man im Excel hat. Dann das Ganze umformen und wieder zurückschreiben in Abacus oder gar ein anderes System, z.B. Navision – und dieser Ablauf 100-mal hintereinander.
Dies ist ein Fall für Power Automate Desktop. Hierbei macht man dem Roboter die Schritte vor – variabilisiert sie wo nötig – und dieser führt die Schritte dann künftig für einen durch.
Microsoft Excel
VBA von Microsoft ist in Excel integriert und seit vielen Jahren der Klassiker in der Automatisierung.
Ein automatischer E-Mailversand, Daten über Nacht automatisch aktualisieren, aufwändige Datentransformationen innerhalb Excel automatiseren – all dies lässt sich mit Code in VBA realisieren.
Das Meiste aber lässt sich heute eleganter und insbesondere nahezu ohne Code mit der Power Plattform automatisieren. Gerne zeigen wir Ihnen den Unterschied sowie die Vor- und Nachteile in Ihrer konkreten Situation
Trigger: Wann immer eine Mail mit bestimmten Sender und Schlüsselwörtern empfangen wird
Aktion: Speicherung des Anhangs nach einer vorgegebenen Logik
Involvierte Tools: Power Automate, MS Outlook, MS Sharepoint
Trigger: Tägliche Wiederholung
Aktion: Überprüft Excel-Tabelle nach neuen Einträgen und überträgt diese in eine Sharepoint-Liste
Involvierte Tools: Power Automate, MS Excel, MS Sharepoint
Trigger: Erfasste Stunden sind weniger als ein bestimmter Schwellenwert
Aktion: Sende ein Mail an den Mitarbeiter zur Erinnerung
Involvierte Tools: Power Automate, ERP System (z.B. Abacus), MS Outlook
Trigger: Eine neue Zeile wurde in der Sharepoint-Liste erfasst oder ein bestehendes Element wurde verändert
Aktion: Anstossen der Aktualisierung für das Power BI Dataset
Involvierte Tools: Power Automate, MS Sharepoint, MS Power BI
Trigger: Ein aktuelles Abschlussdatum wurde bestätigt in einer Power App
Aktion: Sende eine Mail und eine Chatnachricht in MS Teams
Involvierte Tools: Power Automate, Power Apps, MS Outlook, MS Teams
Trigger: When the timestamps of the closing date in the respective Power App is changed
Action: Send e-mail (MS Outlook) and chat message in MS Teams
Involved tools: Power Automate, Power Apps, MS Outlook, MS Teams
Trigger: Whenever an e-mail is received
Action: Look for keywords in sender and attachment and save it to a specific location
Involved tools: Power Automate, Outlook, Sharepoint
Trigger: Daily recurrence
Action: Checks for new entries and copies such to a specific Sharepoint list
Involved tools: Power Automate, Excel, Sharepoint
Trigger: Recorded hours are below specific threshold
Action: Send e-mail to employee with reminder
Involved tools: Power Automate, ERP system (e.g. Abacus), Outlook
Trigger: A new item was added or an existing item was modified in the Sharepoint list
Action: Start Power BI data set refresh
Involved tools: Power Automate, Sharepoint, Power BI
Beginnt man automatisierter zu arbeiten, geht es nicht nur darum Minuten zu zählen, die man eingespart hat. Man begibt sich auf einen Pfad eines neuen Arbeitens bei dem es viel zu lernen gibt.
Die Erledigung der Arbeit ist weniger monoton. Bei der Erstellung und Aufrechterhaltung der Automatisierung gibt es wertvolles Wissen anzueignen und bisherige repetitive Prozesse auf Knopfdruck erledigt zu sehen, macht einfach mehr Spass.
Ein gewichtiger Vorteil von automatisieren Abläufen ist ausserdem die geringere Fehleranfälligkeit. Da ein System dahinter steht, das nie müde wird oder abgelenkt werden kann, sind Flüchtigkeitsfehler ausgeschlossen.
Eine wichtige Frage! Der grosse Vorteil der Power Platform: Sie verbindet Automatisierung und Analytics. Bevor ich eine automatisierte Lösung akzeptiere und im System festschreiben möchte, möchte ich sie analysieren. Gibt es auffällige Einzelwerte? Ist die Summe plausibel im Vergleich zum Vormonat oder zu Planwerten?
Ja dies ist möglich. In diesem Fall fällt eine separate Lizenz für Power Automate an, deren Kosten sich je nach Setup in Ihrem Unternehmen unterscheiden.
Power Automate ist hervorragend geeignet, wenn alltägliche Programme wie Outlook, Excel, Sharepoint oder Power BI etc. involviert sind. Denn diese werden mit Standardkonnektoren integriert. Wenn Sie aber zum Beispiel ein eigenes Programm in Ihrer Firma entwickelt haben oder ein Programm, welches international nicht so bekannt ist (z.B. Abacus), oder auch über Webseiten iterieren und Daten extrahieren möchte, ist Power Automate Desktop die Antwort.
Diese Fragen muss man sich stellen und nein – RPA macht nicht immer Sinn! Trotzdem gibt es Situationen, in denen RPA die beste Lösung sein kann (wenn vielleicht auch nur temporär).
Beispiele:
Die Automatisierung in den Fabriken im Zuge der Industrialisierung hat ähnliche Befürchtungen ausgelöst, die dann nicht eingetreten sind – im Gegenteil: Es hat zu mehr Wohlstand geführt.
Etwas konkreter: Der Job-Futuromat (https://job-futuromat.iab.de/) sagt, dass Arbeiten im Accounting zu 100% oder im Controlling zu 75% automatisierbar sind. Dies heisst aber nicht, dass die Arbeitsstellen entsprechend verloren gehen. Die automatisierten Systeme müssen unterhalten werden und die Mitarbeitenden haben mehr Zeit für wertstiftende Tätigkeiten (z.B. die eigentliche Analyse der von Daten und das Gewinnen von neuen Erkenntnissen daraus).
Wovon auszugehen ist: Die Arbeiten werden anspruchsvoller aber auch spannender. Eines darf man dabei auch nicht vergessen: Outsourcing ins günstigere Ausland steht in Konkurrenz zur Automatisierung, wenn es um Kosteneinsparungen geht. Je mehr wir vor Ort automatisieren und nicht ins Ausland verlagern, umso mehr Arbeitsplätze bleiben bei uns erhalten.