Einleitung: Was charakterisiert eine typische BI/Analyzer-Erweiterung?
Eine BI/Analyzer-Erweiterung ist meist eine Art Zusatzmodul, eingebettet im ERP-System oder der SaaS-Lösung, welches separat lizensiert werden muss. Das Ziel des Moduls ist die grafische Darstellung und Auswertung von Daten im System in Berichten. Diese Berichte (bzw. die zugrunde liegenden Datenmodelle) sind dann meist vorgegeben und können nur selten angepasst werden.
Teilweise werden diese Lösungen von Grund auf vom Systemanbieter programmiert, teilweise wird eine Partnerschaft eingegangen mit einer Standardsoftware (z.B. Qlik).
Problem Nr. 1: Das Einspielen von zusätzlichen Daten ist nicht möglich
Da aus Nutzersicht kein Zugriff auf das zugrunde liegende Datenmodell, geschweige denn dem Datenintegrationsprozess, besteht, ist es auch nicht möglich die vorgegebenen Berichte mit Zusatzdaten anzureichern. Die meisten Firmen haben heute eine heterogene Systemlandschaft: Die Stundenerfassung der Mitarbeiter erfolgt in einem anderen System als die Rechnungserstellung an den Endkunden. Das Zusammenbringen dieser Informationen ist so nicht möglich. Obwohl dies eigentlich einer der grössten Vorteile einer modernen Business Intelligence Lösung ist.
Problem Nr. 2: Eigenständige Änderungen am Datenmodell sind nicht möglich
Das vom Systemanbieter vorgegebene Datenmodell sowie auch die zugehörigen Berichte passen eigentlich nie genau zu den spezifischen Anforderungen einer Organisation. Gleichzeitig sind eigenständige Änderungen nicht möglich. Manche Systemanbieter nehmen Feedback und Inputs von Kunden entgegen für Erweiterungen und Verbesserungen. Aber: Hierbei ist mit langen Wartezeigen zu rechnen bis zur Umsetzung, sofern es überhaupt gemäss Priorisierung umgesetzt wird.
Problem Nr. 3: Flexibilität in der Analyse und Erstellung von Berichten meist gering
Eine moderne BI-Lösung zeichnet sich durch einen grossen Funktionsumfang und entsprechender Flexibilität in der Gestaltung von Berichten und Dashboards aus. Diese Flexibilität ist meist nur eingeschränkt gegeben bei vorgegebenen Analyse-Modulen. Teilweise kann nur tabellarisch (oder mit Listen) gearbeitet werden oder grafischen Darstellungen fehlen interaktive Funktionen wie z.B. Drilldowns oder Drillthroughs.
Problem Nr. 4: Teuer
Oftmals sind Analyse-Zusatzmodule auch preislich nicht zu unterschätzen. Auf den ersten Blick erscheinen sie zwar günstiger als das Implementieren einer eigenständigen BI-Lösung. Was aber nützt mir eine Lösung, die nur teilweise zu uns passt und viele der eigentlichen Stärken einer BI-Lösung aussen vorlässt?
Hier beobachten wir viele Organisationen, die aus dieser Zusatzlizenzierung aussteigen und eine eigenständige BI-Lösung implementieren wollen.
Problem Nr. 5: Erhöhte Systemabhängigkeit
Der Titel sagt es bereits und sehr viel mehr kann man dazu nicht ausführen. Hierbei lohnt es sich oft, in längerfristigen Szenarien zu denken. Was wenn der Systemanbieter entscheidet, das Zusatzmodul nicht mehr weiterzuentwickeln? Was passiert, wenn wir einen Systemwechsel vornehmen?
Was ist die Ausnahme?
Es gibt eine Konstellation, die wir als sinnvoll erachten für kostensensitive Organisationen. Es gibt Fälle, wo der Systemanbieter ein BI Datenmodell als Grundlage anbietet. Dieses hat dann bereits den Datenintegrationsprozess abgebildet sowie alle Kennzahlen definiert. Diese Grundlage kann dann verwendet und beliebig erweitert und an die spezifischen Anforderungen der Endnutzer angepasst werden, entweder durch den Kunden selbst oder durch eine Drittpartei (z.B. Dienstleistungsunternehmen).
Damit dieses Vorgehen funktioniert, muss einerseits mit einer Standardsoftware gearbeitet werden (z.B. Power BI) und der Kunde muss vollen Zugriff auf das Datenmodell haben (kein proprietäres Modell oder dergleichen). Weiterhin empfehlen wir für solche Fälle, dass ein entsprechendes Datenmodell die Daten möglichst detailliert beinhaltet, also keine Zwischenaggregationen hat.
Ausserdem funktioniert diese Konstellation nur bei einer überschaubaren Datenkomplexität bzw. für einfache Use-Cases, bspw. Callcenter-Daten mit einfachen Kennzahlen und einer Handvoll Attributen. Für komplexere Fälle ist es praktisch nicht möglich ein standardisiertes Datenmodell herzustellen, bspw. das FIBU-Modul einer ERP-Software.
Bonus: Was, wenn mein Systemanbieter mir sagt, unsere Daten können nicht aus dem System exportiert werden?
In solchen Fällen hat man schonmal ein grundsätzliches Problem, weil: Die Daten gehören immer uns, egal ob diese im eigenen Netzwerk oder in der Cloud des Anbieters (SaaS-Lösung) gehostet werden. Konkret lohnt es sich hierbei hartnäckig zu bleiben. Es gibt technisch sehr viele Wege für einen Datenexport in ein modernes BI-Tool, sei es über SQL oder einer Web-API. Power BI alleine hat über 200 Standardkonnektoren.
Wir bei DataVision empfehlen, das Kriterium, wie gut Daten aus einem System exportiert werden können, zum hochgewichteten Muss-Kriterium bei der Systemevaluation zu machen. Und hierbei sind Details entscheidend: Gibt es z.B. Einschränkungen beim Datenexport (Menge, wie oft etc.)? Oder wird uns das z.B. extra kosten? Können wir jederzeit alle Details abrufen oder bekommen wir nur zwischenaggregierte oder vorgefilterte Werte? Ziel muss es sein, alle beliebigen Daten jederzeit automatisiert exportieren zu können mit guter Performance.
Sie sind in einer ähnlichen Situation? Bei DataVision haben wir Erfahrung mit über 50 verschiedenen Systemanbietern. Gerne können wir unterstützen. Vielen Dank für das Lesen des Artikels.
Titelbild: Foto von Ryoji Iwata auf Unsplash