Was ist Power Apps?
Power Apps ist ein Dienst von Microsoft, mit dem sich eigene kleine Anwendungen entwickeln lassen – ganz ohne tiefgehende Programmierkenntnisse. Die Plattform lässt sich nahtlos mit verschiedensten Datenquellen wie Microsoft Dataverse, SharePoint, SQL-Server oder Excel-Dateien verbinden. Damit können Daten erfasst, bearbeitet, gelöscht oder neu erstellt werden, mit einem massgeschneiderten Eingabeinterface.
Ziel ist es, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten, zentrale Erfassungsmasken zu schaffen und die Datenqualität sowie -integrität zu verbessern.
Die App-Erstellung ist intuitiv: Entweder nutzt man eine der zahlreichen Microsoft-Vorlagen oder startet mit einer leeren Leinwand – ähnlich wie bei Power Point. Per Drag-and-Drop lassen sich Steuerelemente wie Textfelder, Dropdowns oder Schaltflächen hinzufügen und visuell gestalten. Das Verhalten jedes Elements kann individuell festgelegt werden – etwa eine visuelle Hervorhebung bei Mouseover oder das Löschen eines Datensatzes per Klick.
Nach Fertigstellung kann die App unternehmensweit veröffentlicht und Mitarbeitenden zur Nutzung bereitgestellt werden.
Und so sieht so eine App in Aktion aus, hier im Beispiel eine CRM-App:
Was ist Power Automate?
Power Automate ist ein Automatisierungsdienst, mit dem sich wiederkehrende Aufgaben und Geschäftsprozesse effizient digitalisieren lassen. Nutzer erstellen sogenannte Flows, die automatisch Aktionen ausführen: Etwa E-Mails versenden, Dateien verschieben oder Daten zwischen Systemen synchronisieren.
Man unterscheidet zwischen zwei Arten von Flows:
- Cloud Flows: Prozesse, die in der Cloud ablaufen, z. B. innerhalb von Microsoft 365.
- Desktop Flows: Prozesse auf lokalen Geräten, wofür Power Automate Desktop installiert sein muss.
Ein Flow besteht aus einem Trigger (auslösendes Ereignis) und einer oder mehreren Aktionen. Es gibt drei Arten von Triggern:
- Geplanter Flow: Startet zu einem definierten Zeitpunkt, z. B. jeden Montag um 8 Uhr.
- Automatischer Flow: Reagiert auf ein Ereignis, z. B. neues E-Mail oder neues Dokument in SharePoint.
- Manueller Flow: Wird manuell ausgelöst, z. B. durch eine Schaltfläche in einer Power App.
Aktionen können sich auf Microsoft-Dienste (wie SharePoint, Outlook) oder auch auf Drittanbieter (z. B. Dropbox, Google Drive, Salesforce) beziehen. Power Automate unterstützt mittlerweile über 1’500 Konnektoren, jeweils mit eigenen Aktionen.
Ein Flow führt die Schritte sequenziell aus: Nach dem Trigger wird Aktion für Aktion durchlaufen. Je nach Komplexität kann ein Flow aus wenigen oder mehreren Dutzend Aktionen bestehen.
Beispiel eines einfachen Flows
Abbildung 1 stellt einen einfachen Flow dar, der ein neues Element kopiert und eine E-Mail Benachrichtigung verschickt.
- «Ein neues Element»: Der Flow wird getriggert, sobald ein neues Element in einer Sharepoint Liste erstellt wird. Informationen wie Pfad, ID oder Name des Elements werden automatisch gespeichert und stehen künftigen Aktionen als Referenz oder Dateninput zur Verfügung.
- «Element kopieren»: In Abbildung 2 wird ersichtlich, wie die Aktion auf die Element-ID des Triggers referenziert. Zusätzlich wird anhand der Kostenstellen-Bezeichnung der Zielordner automatisch ermittelt und hinterlegt.
- «E-Mail-Benachrichtigung»: Die abschliessende Aktion schickt eine Informationsmail an bestimmte Empfänger (Abbildung 3).
Welche Microsoft Lizenzen sind nötig, um Power Apps oder Power Automate nutzen zu können?
Die meisten Microsoft 365 Pläne (z. B. E3, E5, Business Standard/Premium) beinhalten bereits grundlegende Funktionen für Power Apps und Power Automate. Je nach Sicherheitsrichtlinien müssen Nutzende im Admin-Portal noch für bestimmte Gruppen berechtigt werden.
Für manche Datenquellen ist ein Premium-Konnektor erforderlich, der mit zusätzlichen Lizenzkosten verbunden ist.
Die genauen Details lassen sich aus dem Lizenzguide von Microsoft entnehmen:
Licencing Guide Power Plattform
Pricing Power Apps
Pricing Power Automate
Wie können Sie und Ihr Unternehmen von Power Apps und Power Automate profitieren?
Theoretisch können beliebig komplexe Geschäftsprozesse in Power Apps und Power Automate abgebildet und automatisiert werden.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen ersetzt ein altes Excel-File mit VBA-Makros durch eine benutzerfreundliche Power App, die Daten in eine SharePoint-Liste schreibt. Wenige Iterationen später ist daraus ein CRM-ähnliches Tool geworden – und der Bedarf an teurer externer Software entfällt. Genau darin liegt die grosse Stärke dieser Plattform.
Sie reagieren flexibel auf neue Anforderungen, indem Prozesse und Anwendungen schnell angepasst oder erweitert werden können. Statt starre Standardlösungen zu nutzen, bieten die Tools genau jene Funktionen, die tatsächlich benötigt werden – individuell konfigurierbar, jederzeit erweiterbar und perfekt abgestimmt auf den jeweiligen Geschäftsprozess. So entsteht eine Lösung, die sich an das Unternehmen anpasst – nicht umgekehrt.
Nachfolgend einige typische Beispiele für die Anwendung von Power Apps und Power Automate:
- Abwesenheitsverwaltung:
Mitarbeitende erfassen in einem Power Apps ihre Abwesenheiten, der Vorgesetzte erhält automatisch eine Benachrichtigung per Mail oder Teams und kann die Absenzen genehmigen oder ablehnen. Die Daten werden in einer Sharepoint Liste gespeichert und können für die Einsatzplanung verwendet werden. - Zeiterfassung:
Mitarbeitende erfassen in einem Power Apps ihre geleisteten Stunden, wobei sämtliche gesetzlichen Vorgaben z.B. zu Pausenzeiten oder firmeninterne Regelungen zu Gleitzeiten berücksichtigt werden. Ende Monat können sie den Monat abschliessen und pro Kunde einen PDF-Export erstellen, der z.B. als Rechnungsgrundlage dienen kann. Das App ist direkt in Teams integriert und nutzt Dataverse zur Speicherung der Daten. Die Nutzer können nur ihre eigenen Stunden sehen, Vorgesetzte all jene der Abteilung. - IT-Inventarverwaltung:
Ein KMU verwaltet sein IT-Inventar über eine Power App. In der Erfassungsmaske werden Informationen zum Produkt, Garantie oder Verantwortlichkeiten festgehalten - Aufgabenmanagement
Pflege einer Aufgabenliste / Checkliste. Neue Aufgaben können Mitarbeitenden zugewiesen und mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden, ein Erinnerungsmail wird automatisch zwei Tage vor Fälligkeit verschickt.
Mit Power Apps und Power Automate stehen Unternehmen Werkzeuge zur Verfügung, um Prozesse eigenständig, effizient und flexibel zu digitalisieren – ganz ohne aufwendige IT-Projekte. Wer ihr Potenzial erkennt, legt den Grundstein für nachhaltige digitale Transformation.
Falls Sie Fragen haben oder Power Automate bzw. Power Apps in Ihrem Unternehmen einführen möchten, unterstützen wir Sie gerne mit unserem Know-How.
Titelfoto von Campaign Creators auf Unsplash