HR-Daten im Griff: Power BI als Schlüssel zur Effizienzsteigerung

HR-Daten im Griff - Power BI als Schlüssel zur Effizienzsteigerung

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Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: In einem Gespräch kommt die Frage auf, wie viele FTEs hat das Unternehmen heute? Stilles Schweigen. Weshalb? Die letzte Excel-Schlacht, welche die verschiedenen FTEs pro Bereich und Team zusammenziehen, wurden vor einigen Monaten das letzte Mal aktualisiert. Wahrscheinlich ist die Zahl ähnlich wie dann, möglicherweise ist seit dann ein Trend am Heranschleichen… Wir möchten in diesem Blogbeitrag aufzeigen, wie Power BI zur Effizienzsteigerung im HR-Controlling und allgemeinen Personalwesen-Fragen beisteuern kann. Dafür haben wir auch eine Demo auf unserer Webseite veröffentlich, wo Sie selbstständig weiterstöbern können.

Wie Power BI das HR-Controlling revolutioniert

Mit Power BI holen wir die notwendigen Daten direkt aus den Quellsystemen und verdichten sie zu nützlichen Informationen bzw. Kennzahlen in verschiedenen Berichten. Daraus ergeben sich folgende generelle Vorteile:

  • Effiziensteigerung im HR-Controlling: keine mühsamen Excels mehr zu FTE (Full-Time Equivalents) und Headcount dank Direktanbindung der Systeme.
  • Single Source of Truth: Informationen aus diversen Systemen wie Lohn, Zeiterfassung und Abwesenheiten sind alle an einem Ort. Keine Diskussionen mehr um die Korrektheit der Zahlen.
  • Aktualität der Daten: Die Daten sind aktuell und können mehrmals am Tag aktualisiert werden.

Operative HR-Tätigkeiten können erleichtert werden durch:

  • Frühzeitige Trenderkennung der Fluktuation, damit gezielte Massnahmen eingeleitet werden können.
  • Forecast und Budget zu den Lohnkosten, welche automatisch berechnet werden können.
  • Erhöhte Transparenz bei Lohnbändern, damit neueintretende Mitarbeitende innerhalb des tatsächlichen Lohnbandes arbeiten.
  • Kontrollen bei Ein- und Austritten.
  • Übersichten zur Personalzusammensetzung der Firma im demographischen Sinne (Alter, Geschlecht etc.).
  • Übersichten zu Arbeitsjubiläen und Geburtstagen der Mitarbeitenden.

Unsere Demo: Einblicke in ein fiktives Unternehmen

Wie kann so ein HR-Cockpit konkret aussehen? Unsere neue Power BI Demo zeigt ein verkaufsfokussiertes fiktives Unternehmen, welches in der Schweiz mehrere Filialen hat. Das Personal setzt sich unter anderem aus Teilzeitangestellten, Lehrlingen und Stundenlöhnern zusammen. Es sind insgesamt elf Berichtsseiten vorhanden, welche in die Themen FTEs, Lohn und Mitarbeitende eingeteilt wurden.

Die Vorteile zur statischen Excel-Berichterstattung sollten dann auch schnell sichtbar sein: Ich kann dynamisch und in Sekundenschnelle meine Daten filtern und schneiden und so in die Daten eintauchen und Fragestellungen beantworten.

In der Demo sind ausserdem häufig Drillthrough-Möglichkeiten vorhanden, welche Sie mit einem Rechtsklick auf ausgewählte Zahlen und Grafiken genauer anschauen können. Versuchen Sie es auf der dritten Seite (FTEs – Eintritte), indem Sie einen interessanten Balken mit Rechtsklick auswählen und dann auf «Drillthrough» klicken.

Link direkt zur Demo auf unserer Webseite: Power BI HR-Cockpit

Beispiel aus unserer HR-Cockpit Demo

Erweiterungsmöglichkeiten: Noch mehr Nutzen aus Power BI ziehen

Durch die Vielseitigkeit von Power BI können weitere Ergänzung hinzugefügt werden. Ideen wären:

  • Messung der Produktivität der Mitarbeitenden, z.B. die Verrechenbarkeit bei Dienstleistungsunternehmen, Umsatz pro FTE bei verkaufsorientierten Unternehmen.
  • Übersichten zu Abwesenheiten, Ferien und Über-/Unterzeit, damit auch hier gezielte Massnahmen zum Wohle des Mitarbeitenden frühzeitig eingeleitet werden können.
  • Tracking von Unfall- oder Krankheitsfällen innerhalb des Unternehmens, welche übers UVG oder KTG abgewickelt werden.

Fazit: Dank Power BI und Automatisierung mehr Zeit für die Kernkompetenzen aufwenden

Ein modernes Analytics-Tool wie Power BI revolutioniert das HR-Management, indem es Effizienzsteigerungen im HR-Controlling ermöglicht, eine verlässliche Datenquelle schafft und sicherstellt, dass Daten stets aktuell sind. Unternehmen, die Power BI in ihrem Personalwesen einsetzen, profitieren von einer verbesserten Datenqualität, schnelleren Entscheidungsprozessen und einer insgesamt effizienteren HR-Abteilung. Dank diesen Mehrwerten kann im HR-Management neu besser auf die Kernkompetenzen fokussiert und so gezielt das Personalwesen weiterentwickelt werden.

Falls Sie mit uns über Ihre Ideen unterhalten möchten, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme.

Titelbild: Foto von Amol Tyagi auf Unsplash

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