HR Cockpit für die Analyse der Personaldaten mit Power BI
Typische Ausgangslage:
Das Reporting von HR-Kennzahlen ist meist aufwendig und anspruchsvoll, weil Personaldaten zeitabhängig im System gespeichert sind. Personen treten ein und aus in der Firma, das Anstellungspensum wechselt und Lohnwerte verändern sich.
Daten werden manuell, meist monatlich, aus dem System exportiert, dann in einem oder meist mehreren Excel-Files zusammengetragen und schlussendlich als PDF oder in PowerPoint versendet.
Die Lösung kurz erklärt:
Power BI holt sich die relevanten Daten automatisiert und tagesaktuell direkt aus dem System und bereitet sie vor.
Kennzahlen wie FTE, Headcount, Fluktuation, Ein- und Austritte, die Stundenerfassung und Absenzen, Ferien- und Gleitzeitsalden, Lohndaten oder demografische Verteilungen nach Alter, Geschlecht usw. werden dann im Datenmodell abgebildet und können nach den typischen Dimensionen wie z.B. Kostenstelle oder Zeit ausgewertet werden.
Entsprechende Berichte und Analysen können dann sehr effizient auf dem Datenmodell aufgebaut werden.
Lösungsdesign in der Praxis
Die folgende Darstellung zeigt, wie sich so eine Lösung zusammensetzt. Die Visualisierung ist interaktiv und kann an Ihre Ausgangslage angepasst werden (nur Desktop).
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Projektvorgehen
- 01
Zielbild und Lösungsdesign
Gemeinsam definieren wir das Zielbild und leiten Anforderungen davon ab. Besonders im Fokus dabei sind die notwendigen Kennzahlen, anhand welcher wir das Lösungsdesign meist sehr gut ableiten können.
- 02
Datenanbindung und Transformation
Wir erstellen die technische Anbindung von Power BI an Ihr System. Ist eine Direktanbindung nicht möglich (oder nicht gewollt), definieren wir einen Weg, die Daten regelmässig aus dem System zu exportieren. Dann erstellen wir den Datentransformationsprozess, mit welchem die Rohdaten zu Dimensions- und Faktentabellen geformt werden.
- 03
Erstellung Datenmodell
Das Datenmodell ist das Herz unserer Lösung. Hier bilden wir insbesondere die definierten Kennzahlen (Measures) ab, auf Basis welcher wir die Dashboards und Berichte erstellen. Im Prinzip spiegelt das Power BI Datenmodell die Business Logik (sog. Semantik) ab.
- 04
Erstellung Berichte und operativer Betrieb
Wir definieren gemeinsam, welche analytischen Fragen die Dashboards und Berichte beantworten sollen und wer diese nutzen soll. In diesem Schritt implementieren wir auch die Zugriffsberechtigungen und stellen die automatisierte Datenaktualisierung ein. Fortan werden das Modell und die Berichte automatisch aktualisiert und das Gesamtsystem überwacht.
Power BI Demo
Mit unserer Power BI Demo bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie so ein HR Berichtsset mit entsprechenden Dashboards konkret aussehen kann. Die Demo ist interaktiv, Sie können also Filter verändern, Drillen oder durch die Seiten durchblättern.
Die Demo zeigt typische Kennzahlen wie FTE, Headcount, Fluktuation, Demografische Verteilung und Lohndaten, welche nach verschiedenen Dimensionen aufgegliedert werden.
Interessiert an einem HR Cockpit für Ihre Organisation?
Kontaktieren Sie uns gerne und dann finden wir in einem unverbindlichen Erstgespräch gemeinsam heraus, wie das konkret aussehen kann bei Ihnen — ausgehend von den Systemen, in denen Ihre Personaldaten heute liegen.
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FAQ
Welche Power BI Lizenz wird benötigt?
In vielen Fällen reicht entweder eine Power BI Pro oder Premium per User (PPU) Lizenz, abhängig von der Datenmenge und Komplexität. Für umfangreichere Fälle wenden wir Fabric an.
Können alle Systeme mit Power BI angebunden werden?
Ja, solange der Systemanbieter so eine Schnittstelle verfügbar macht.
In seltenen Fällen, wo keine solche Schnittstelle verfügbar ist, können die Daten z.B. regelmässig an einen Ort exportiert werden, von wo aus sich Power BI dann die Daten abholen kann.
Personaldaten sind heikel, haben wir da nicht ein Problem mit dem Datenschutz?
Daten, die als besonders schützenswert gelten, haben keine Relevanz für BI Projekte, womit diese erstmal gar nicht in das Power BI fliessen.
Für alle weiteren Daten, die für die Power BI Lösung relevant sind, implementiert man entsprechende Zugriffsberechtigungen:
- Wer kann überhaupt einen Bericht sehen und öffnen
- Wer sieht welchen Teil der Daten im Bericht (sog. Row Level Security)
Die Zeiterfassung und Lohn- bzw. Personalstammdaten werden bei uns in unterschiedlichen Systemen geführt. Ist das ein Problem?
Nein, hier liegt genau die Stärke von Power BI: Wir können problemlos mehrere Systeme in einem Datenmodell miteinander vereinen.
Wichtig ist, dass wir eine gute Brücke bauen können zwischen den Systemen. Hierbei sind meist die Stammdaten entscheidend.
Ich mache mir Sorgen, dass unsere Datenqualität nicht ausreichend ist für so eine Lösung. Was kann ich tun?
Vorweg: Es gibt keine Organisation auf dieser Welt, wo Datenqualität kein Problem ist. Dass es hier Lücken gibt, ist also erstmal sehr normal und sollte einen nicht davon abhalten, so ein Projekt anzugehen.
Im Gegenteil: Unsere Erfahrung ist, dass mit dem Einführen einer Power BI Lösung der Stand der Datenqualität in einem ersten Schritt transparent wird, womit dann meist Massnahmen ergriffen und die Probleme angegangen werden.
Welche Infrastruktur muss unsere IT bereitstellen?
Praktisch keine, da die Power BI Lösung vollständig in der Cloud (app.powerbi.com) gehostet wird, mit Speicherung in der Schweiz.
Die einzigen Ausnahmen:
- Wenn das Quellsystem innerhalb Ihres Netzwerks installiert ist: Ein Power BI On-Premise Gateway (Installationsaufwand: 5-15 Min.)
- Kauf und Zuteilung von Power BI Lizenzen zu Usern
- Support beim Herstellen der technischen Anbindung von Power BI an das Quellsystem