Budgetierung und Forecasting direkt in Power BI (Fabric Writeback)
Typische Ausgangslage:
Der Budget- und Forecastprozess beginnt mit dem Versand einer Excel-Vorlage an alle Kostenstellenverantwortlichen. Wochen später muss das Controlling die Rückmeldungen zusammentragen. Das heisst die Daten prüfen, konsolidieren und oft auch korrigieren, weil etwas am Template zwischen den Versionen verändert wurde. Wer was zu welchem Zeitpunkt verändert hat, ist schon länger nicht mehr klar.
Wer sich beim Planen an den Ist-Zahlen orientieren will, muss diese ausserdem zuerst separat beschaffen — ein manueller Datenexport aus dem ERP-System, der immer wieder mühsam aktualisiert werden muss.
Und diese Arbeit wiederholt sich mit jedem Budget- und Forecastzyklus.
Die Lösung kurz erklärt:
Die Planwerte werden dort erfasst, wo die Ist-Zahlen bereits stehen: direkt im Power BI Bericht. Wer plant, sieht Vorjahr, laufendes Ist und Hochrechnung in derselben Ansicht und trägt seine Budget- und Forecastwerte und allfällige Kommentare in der Spalte daneben ein.
Die Eingaben werden sofort validiert und mit einem Audit-Trail strukturiert im Fabric Lakehouse abgespeichert — es ist also jederzeit nachvollziehbar, wer wann welchen Wert erfasst und kommentiert hat. Die Planwerte sind ab sofort sauber und strukturiert in einer Datenbank abgespeichert.
Hilfreiche Funktionen wie das Kopieren oder Allozieren von Werten, oder das Sperren von Eingabezellen machen den Prozess zusätzlich effizient.
Lösungsdesign in der Praxis
Die folgende Darstellung zeigt, wie so eine Lösung mit der Datenplattform Fabric umgesetzt wird. Entscheidend ist die Speicherung der Planwerte: Diese fliessen nicht in eine separate Datei, sondern an den exakt gleichen Ort, wo auch die Ist-Zahlen gespeichert sind.
Die Visualisierung ist interaktiv und kann an Ihre Ausgangslage angepasst werden (nur Desktop).
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Projektvorgehen
- 01
Planungswürfel und Prozess definieren
Der wichtigste Schritt, völlig unabhängig von der Planungssoftware: In welchen Dimensionen werden die Planwerte erfasst — Konto, Kostenstelle, Periode, Version? Zusätzlich klären wir, wie der Planungsprozess insgesamt funktioniert. Also wer plant wann und wie funktionieren die Planungszyklen.
- 02
Ist-Daten anbinden und aufbereiten
Geplant wird gegen das Ist, also muss das Ist zuerst stehen. Meistens bauen wir auf einer bestehenden Power BI Lösung auf. Ist dies nicht vorhanden, kein Problem: Wir binden das Quellsystem an und formen die Rohdaten zu Dimensions- und Faktentabellen.
- 03
Erfassung einrichten und Speicherung in Fabric
Wir implementieren das technische Setup mit Fabric, sodass die Werte fortan strukturiert abgespeichert werden können.
Dann erfolgt die Einrichtung der Planungsmatrix im Bericht: In welcher Zeilen- und Spaltenstruktur soll geplant werden und gibt es Hilfestellungen wie z.B. Vorschläge mit einem KI-Modell.
- 04
Berechtigungen, Freigaben und Betrieb
Wir implementieren die Berechtigungen, damit jede Person genau ihren Teil des Planungswürfels sieht und beschreiben kann.
Danach läuft die Aktualisierung der Ist-Daten automatisch nach Zeitplan und das Gesamtsystem wird überwacht.
I.d.R. werden dann auch die neu strukturiert gespeicherten Planwerte in die bestehenden Dashboards und Cockpits integriert.
Unsere Planning Matrix für Power BI
Die Planwert- und Kommentarerfassung im Bericht übernimmt die DataVision Planning Matrix, unser eigenes Power BI Custom Visual. Die folgende Darstellung zeigt, wie Werte erfasst, kommentiert und gespeichert werden.
Zum Funktionsumfang, zum technischen Setup und zur Frage, wo die Daten genau liegen, finden Sie alles hier: DataVision Planning Matrix.
Interessiert an einem Planungsprozess ohne Excel-Sammlungen?
Kontaktieren Sie uns gerne und dann finden wir in einem unverbindlichen Erstgespräch gemeinsam heraus, wie das konkret aussehen kann bei Ihnen — ausgehend von Ihrem heutigen Budgetprozess und den Strukturen, in denen Sie planen.
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Power BI
FAQ
Wo werden die erfassten Planwerte gespeichert?
Nach dem Speichern werden die Werte praktisch sofort in Ihr Fabric Warehouse geschrieben — sie verlassen Ihren Tenant nie. Damit stehen sie unmittelbar für die Weiterverarbeitung zur Verfügung, etwa für den Plan-Ist-Vergleich im selben Bericht.
Braucht es dafür Fabric, oder reicht Power BI allein?
Für das Zurückschreiben von Werten braucht es Fabric, denn Power BI allein kennt nur das Anzeigen von Daten, nicht das Bearbeiten. Das technische Setup ist unkompliziert und verwendet ausschliesslich Standardfunktionalitäten von Fabric und Azure in Ihrem Tenant.
Das bedeutet übrigens auch nicht, dass man nun alles auf Fabric umstellen muss, sondern wir können es gezielt einsetzen für das Zurückschreiben.
Können mehrere Personen gleichzeitig planen?
Ja. Jede Person arbeitet in dem Ausschnitt des Planungswürfels, für den sie berechtigt ist. Über die Berechtigungen im Datenmodell (Row Level Security) steuern wir, wer welche Kostenstellen oder Bereiche sieht und beschreiben darf.
Ist nachvollziehbar, wer welchen Wert erfasst hat?
Ja, und zwar automatisch. Jede Änderung wird mit einem Audit-Trail festgehalten: wer hat wann welchen Wert geändert. Zusätzlich kann pro Planwert ein Kommentar erfasst werden, was die typische Rückfrage «wie kommt diese Zahl zustande?» direkt am Wert beantwortet.
Können wir mit mehreren Versionen und Szenarien arbeiten?
Ja. Version und Szenario sind Dimensionen des Planungswürfels wie Konto oder Kostenstelle. Damit lassen sich Budget, Forecast 1, Forecast 2 sowie Varianten nebeneinander führen und gegeneinander auswerten.
Kann uns KI beim Planen helfen?
Ja, mit Augenmass. Da wir uns in der Fabric-Welt bewegen, können Algorithmen aus den vorhandenen Daten einen Vorschlag generieren — etwa Lohnkosten aus den bestehenden Arbeitsverträgen — den man übernimmt oder nochmals adjustiert.
Wichtig ist, sich nicht von unrealistischen Versprechen ablenken zu lassen. Wertetreiber sind sehr firmenspezifisch und lassen sich nur in den seltensten Fällen mit einer Standardlösung abbilden. Wir identifizieren deshalb mit Ihnen die kritischsten Planpositionen und prüfen gezielt dort, wie sich diese intelligent unterstützen lassen.
Was passiert mit unseren bestehenden Excel-Planungsvorlagen?
Die Struktur daraus ist wertvoll und wird übernommen — sie ist meist schon eine gute Vorlage für den Planungswürfel. Was wegfällt, ist das Versenden, Einsammeln und Konsolidieren der Dateien.
Excel bleibt für die Ad-hoc-Analyse übrigens verfügbar: Es lässt sich live mit dem Power BI Datenmodell verbinden.
Worauf müssen wir bei so einer Lösung besonders achten?
Auf den Planungswürfel. Egal welche Planungssoftware eingesetzt wird — entscheidend ist immer, dass sauber definiert wird, in welchen Dimensionen die Planwerte erfasst werden, und dass diese Definition möglichst stabil bleibt über die Zeit.