Digitale Transformation
Abacus-Daten in Power BI: Was 2017 noch Pionierarbeit war
Fabian Meisser |
Über 25 Abacus-Projekte in neun Branchen haben uns eines gelehrt: Kein Abacus Setup gleicht dem anderen. Daraus ist ein Power-BI-Basistemplate entstanden, das genau mit dieser Vielfalt umgehen kann. Für unsere Kunden ist es kostenlos, und das hat einen Grund.
2017 habe ich als Controller bei Abacus etwas naiv nachgefragt, wo denn die Dokumentation sei, die erklärt, wie die Tabellen im Hintergrund auf Datenbankebene funktionieren. Ich wollte sie an Power BI anbinden. Die Antwort: So etwas gibt es nicht.
Also habe ich selbst recherchiert. Ein paar Tage lang habe ich Stammdaten und Buchungen erfasst und verfolgt, wo diese im Hintergrund abgelegt werden. Eine spannende Erkenntnis daraus: Von den rund 1600 Tabellen in Abacus braucht es je nach Projekt nur etwa 15 bis 30. Diese kennen wir heute bestens.
Neun Jahre und über 25 Abacus-Projekte in 9 Branchen später sind wir Welten weiter. Dabei war ich nicht allein: Mehrere Datavisionärinnen und Datavisionäre haben parallel eigene Ansätze entwickelt, und ihre Erfahrung und ihr Know-how stecken heute gemeinsam in unserem Vorgehen.
Ein bewährtes Basistemplate
Aus dieser Erfahrung ist unser Abacus-Basistemplate entstanden, eine Power-BI-Vorlagendatei (PBIT). Sie überführt die Rohdaten direkt in ein Power-BI-Datenmodell.
Kein Abacus gleicht dem anderen. Felder werden unterschiedlich genutzt, und innerhalb einer Buchung können mehrere Kostenstellen, Projekte oder Profitcenter-Logiken stecken. Das Template berücksichtigt diese Unterschiede gezielt.
So erreichen wir sehr schnell den Punkt, an dem sich die Zahlen zuverlässig mit Abacus abgleichen lassen. Über die Jahre sind zahlreiche Spezialfälle dazugekommen, von teiloptierten Mehrwertsteuerabrechnungen über kreative Nutzungen des PROJ-Moduls bis zu diversen individuell angepassten Feldern in den HR-Stammdaten.
Die Nutzung des Templates in Power BI bedarf ausserdem keiner weiteren, kostenaufwändigen Infrastruktur, wie z.B. einer Datenbank oder einem Data Warehouse (DWH).
Warum das kostenlos ist
Für das Basistemplate muss man als DataVision-Kunde nichts bezahlen. Der eigentliche Wert entsteht beim Customizing auf die eigene Abacus-Umgebung, und nur diese Arbeitszeit verrechnen wir. Ein schöner Nebeneffekt: Alles bleibt offen und nachvollziehbar, von der Rohdatentabelle bis zur Kennzahl, ohne Black Box.
Von der tiefsten Ebene nach oben
Wir greifen per ODBC auf die einzelnen Datensätze zu, rein lesend. In Abacus wird nichts verändert. Das Datenmodell bauen wir von der tiefsten Detailebene nach oben auf. Nur so lassen sich wirklich alle verfügbaren Informationen auswerten.
Die Detailtiefe reicht von der Finanzbuchhaltung bis zu den einzelnen Kreditoren, inklusive Lieferanten- und Workflow-Informationen. Mehrere Mandanten führen wir problemlos zusammen.
Der Monatsreport ist «einfach da»
Das Mächtige daran: Der Monatsreport muss nicht mehr erstellt werden, er ist schon da. Auch Ad-hoc-Auswertungen gelingen deutlich leichter als mit anderen Ansätzen.
Zudem lässt sich das Modell jederzeit erweitern, nicht nur um ein weiteres Abacus-Modul, sondern auch um das Budget aus Excel oder um Daten aus weiteren Datenbanken. Das ist der grosse Vorteil von Power BI: Dank Standardschnittstellen ist es offen für praktisch alle Systeme.
In fünf Schritten zum Report
Der Weg zum ersten Report ist klar strukturiert:
- Technischen Abacus-Benutzer einrichten und Gateway installieren
- DataVision-Basistemplate anbinden
- Template auf Ihre konkrete Anwendung abstimmen
- Daten mit Auswertungen aus Abacus oder bestehenden Reports abgleichen
- Power-BI-Report erstellen
Danach aktualisiert sich Power BI jede Nacht automatisch. Am Morgen sehen Sie den Stand vom Vortag.
Abacus-Know-how aus dem Alltag
Unsere Schwestergesellschaft TreuVision führt die Buchhaltung für Dutzende Mandanten in Abacus. Zudem ist sie Implementierungspartnerin, betreut Abacus-Kunden und setzt eigene Abacus-Projekte um. Diese Nähe zum Buchhaltungsalltag fliesst direkt in unsere Power-BI-Projekte ein.
Fazit
Was 2017 noch Pionierarbeit war, ist heute ein erprobter Weg. Ein BI-Zusatzmodul im ERP braucht es dafür nicht, warum wir davon meist abraten, haben wir separat beschrieben.
Wie das mit Abacus-Daten aussieht, zeigt unsere Power BI Demo. Mehr zum Angebot finden Sie auf der Seite Power BI Reporting mit Abacus, oder Sie kontaktieren uns für ein unverbindliches Erstgespräch.
