Finanzcockpit mit Power BI für Erfolgsrechnung, Bilanz, Controlling Kennzahlen und mehr
Typische Ausgangslage:
Die Aufbereitung des regelmässigen Reportings der Erfolgsrechnung, Controlling-Kennzahlen (z.B. EBITDA), Cash Flow, Deckungsbeitrag oder Bilanz erfolgt manuell und mithilfe von Datenexporten aus dem ERP-System.
Diese Vorbereitungsarbeiten erfordern meist erhebliche Zeiteinsätze für Vorbereitung, Validierung und schlussendlich Versand an die Berichtsempfänger. Kommt dann eine Rückfrage, muss wiederum manuell eingegriffen werden.
Wer viel mit Excel-Files arbeitet, weiss dann auch, dass sich Fehler sehr schnell einschleichen können, da das Automatisieren von Validierungen eher schwierig umsetzbar ist.
Hinzu kommt: Gerade für operative Kennzahlen kommen die wichtigen Informationen und Indikatoren zu spät. Viel eher bräuchte man die Daten eigentlich tagesaktuell.
Und in Fällen, wo Daten aus mehreren Systemen kombiniert und konsolidiert werden müssen, intensivieren sich die oben genannten Probleme zusätzlich.
Die Lösung kurz erklärt:
Power BI holt die relevanten Daten (z.B. Buchungsjournal) automatisiert und tagesaktuell aus dem ERP-System. Die Daten werden dabei von der Rohform in nutzbare Tabellen transformiert (ETL).
Im Datenmodell werden die Kennzahlen einmal definiert und standardisiert — Umsatz, EBIT, Deckungsbeiträge, Working Capital, Abweichungen zum Vorjahr, Budget und Forecast.
Auf dieser Grundlage entstehen Erfolgsrechnung, Bilanz und KPI-Übersichten als interaktive Berichte und Dashboards, in denen man sich vom Konzernergebnis bis zur einzelnen Buchung per Drilldown durchklicken kann.
Wer dabei welche Berechtigung und Datenzugriff hat, ist jederzeit über die Rollendefinitionen unter Kontrolle.
Lösungsdesign in der Praxis
Die folgende Darstellung zeigt, wie sich so eine Lösung zusammensetzt in der Praxis. Neben dem ERP als Hauptquelle kommen typischerweise Budget- und Planwerte dazu, die meist in Dateien (i.d.R. Excel) gepflegt werden.
Die Visualisierung ist interaktiv und kann an Ihre Ausgangslage angepasst werden (nur Desktop).
Lösung auswählen
Projektvorgehen
- 01
Kennzahlen und Berichtsstruktur definieren
Wir starten bei dem, was die Berichte am Ende zeigen sollen: Welche Kennzahlen führen Sie, in welcher Gliederung, und für wen. Gerade im Finanzumfeld ist die Definition entscheidend — was genau zählt zum Umsatz, wie wird der Deckungsbeitrag berechnet, welche Konten gehören in welche Zeile der Erfolgsrechnung.
- 02
Anbindung an das ERP und Datenaufbereitung
Wir erstellen die technische Anbindung von Power BI an Ihre Finanzbuchhaltung — ausschliesslich lesend und ohne Eingriff in das ERP. Anschliessend bauen wir den Transformationsprozess, der aus den Rohdaten saubere Dimensions- und Faktentabellen formt: Kontenplan, Kostenstellen, Perioden, Buchungen usw.
- 03
Datenmodell mit der Finanzlogik
Im Datenmodell bilden wir die definierten Kennzahlen als Measures ab, inklusive Zeitvergleichen, Budgetabweichungen und der Struktur der Erfolgsrechnung. Das Modell ist damit die verbindliche Fassung Ihrer Finanzlogik — und die Grundlage für jeden Bericht, der darauf entsteht.
- 04
Berichte, Berechtigungen und Betrieb
Wir bauen die Berichte für die verschiedenen Empfängerkreise — Geschäftsleitung, Bereichsleitung, Controlling — und richten die Zugriffsberechtigungen ein, damit jede Person genau die Zahlen sieht, für die sie zuständig ist. Danach läuft die Datenaktualisierung automatisch nach Zeitplan und wird überwacht.
Power BI Demo
Mit unserer Power BI Demo bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie ein Finanzcockpit konkret aussehen und bedient werden kann. Die Demo ist interaktiv, Sie können also Filter verändern, in die Zahlen hineindrillen oder durch die Seiten blättern.
Die Demo zeigt typische Dashboards mit Umsatz- und Deckungsbeitragskennzahlen, Kostenstellenbericht, Drilldown auf Buchungsebene, Rollierender Forecast, Erfolgsrechnung, Bilanz, Abweichungsanalysen und Geldflussrechnung. Seite 8 zeigt zudem einen Datenexplorer für das dynamische Zusammenstellen eines Berichts direkt in Power BI.
Interessiert an einem Finanzcockpit für Ihre Organisation?
Kontaktieren Sie uns gerne und dann finden wir in einem unverbindlichen Erstgespräch gemeinsam heraus, wie das konkret aussehen kann bei Ihnen — ausgehend von Ihrem ERP und der Art, wie Ihr Reporting heute entsteht.
Referenzen
Alle Referenzen durchsuchen- Industrie
Hersteller von Verpackungslösungen
Implementierung einer umfassenden Power BI Lösung für das Reporting von Kostenstellen, Sales, Offenen Debitoren u.v.m.
Power BIFabricPower AppsPower AutomateSage | swissAxis - Banking & Finance
Finanzinstitut schweizweiter Zahlungsverkehr
Automatisierung der Berechnung der Produktprofitabilität für das gesamte Kreditkartenportfolio. Modernisierung des Finanzreportings mit Power BI und Ablösung einer bestehenden Cognos-Lösung.
Power BIFabricAzureCognos | Microsoft Dynamics365 - Banking & Finance
Schweizer Asset Manager
Entwicklung einer Power BI Lösung für das Finanzreporting mit Integration von Abacus sowie Asset-Management-Daten zur fundierten Analyse von KPIs und Geschäftsergebnissen
Power BIAbacus - Industrie
Führender Hersteller von Ventillösungen
Aufbau eines modernen Data & Analytics Fundaments mit Microsoft Fabric sowie Entwicklung von Power BI Lösungen für Finanz- und Personalreporting.
Power BIFabricAbacus | Infor
FAQ
Welche Power BI Lizenz wird benötigt?
In vielen Fällen reicht eine Power BI Pro oder Premium per User (PPU) Lizenz, abhängig von Datenmenge und Komplexität. Für umfangreichere Fälle wenden wir Fabric an.
Einen Überblick über die Lizenzen finden Sie in unserem Power BI Lizenzguide.
Kann Power BI an unser ERP angebunden werden?
Ja, solange der Systemanbieter eine Schnittstelle oder einen lesenden Datenbankzugriff verfügbar macht. Das ist bei den gängigen Systemen der Fall — Abacus, SAP, Dynamics, Sage, Bexio und weitere.
In seltenen Fällen, wo keine solche Schnittstelle verfügbar ist, können die Daten regelmässig an einen Ort exportiert werden, von wo aus sich Power BI die Daten abholen kann.
Brauchen wir dafür ein BI-Zusatzmodul unseres ERP-Anbieters?
Nein — und wir raten davon explizit ab. Ein solches Modul bildet nur die Daten des eigenen Systems ab, ist an dessen Logik gebunden und lässt sich später kaum um weitere Quellen erweitern.
Wir haben die Argumente dazu in einem eigenen Beitrag ausgeführt: 5 Gründe, wieso das Lizenzieren eines BI-Zusatzmoduls meist nicht zu empfehlen ist.
Wie aktuell sind die Zahlen im Bericht?
So aktuell, wie Sie es wollen. Üblich ist eine automatische Aktualisierung jede Nacht, womit die Berichte am Morgen den Stand des Vortags zeigen. Wo es nötig ist, sind auch mehrere Aktualisierungen pro Tag möglich.
Können wir Budget- und Planwerte mit einbeziehen?
Ja, und das ist praktisch immer Teil der Lösung. Die Planwerte kommen entweder aus dem ERP, aus Excel-Dateien oder direkt aus einer Planungslösung.
Wenn die Planwerte künftig gar nicht mehr in Excel entstehen sollen, ist unsere Lösung für Budgetierung und Forecasting der nächste Schritt.
Sieht dann jeder alle Finanzzahlen?
Nein. Wir implementieren die Zugriffsberechtigungen auf zwei Ebenen:
- Wer kann einen Bericht überhaupt öffnen
- Wer sieht welchen Teil der Daten im Bericht (sog. Row Level Security)
So sieht eine Bereichsleitung ihre eigenen Kostenstellen, die Geschäftsleitung das Gesamtbild — im selben Bericht.
Können wir die Zahlen weiterhin in Excel analysieren?
Ja. Excel lässt sich live mit dem Power BI Datenmodell verbinden, womit Sie mit Power Pivot auf denselben Kennzahlen arbeiten wie im Bericht. Kein manuelles Importieren mehr — ein Klick auf Aktualisieren genügt.
Welche Infrastruktur muss unsere IT bereitstellen?
Praktisch keine, da die Power BI Lösung vollständig in der Cloud (app.powerbi.com) gehostet wird, mit Speicherung in der Schweiz.
Die einzigen Ausnahmen:
- Wenn das ERP innerhalb Ihres Netzwerks läuft: Ein Power BI On-Premise Gateway (Installationsaufwand: 5-15 Min.)
- Kauf und Zuteilung von Power BI Lizenzen zu Usern
- Support beim Herstellen der technischen Anbindung von Power BI an das ERP